I forrige artikkel tok jeg for meg hvordan du tar i bruk SharePoint Agent uten Copilot lisens ved hjelp av forbruksbetalt betalingsmodell. I denne artikkelen skal jeg se nærmere på hvilke tilpasninger som kan være av interesse for deg som eier av agenten 🤓
🔧Hvordan redigere agent?
For å åpne redigering av SharePoint Agent klikker du på de tre prikkene (…) øverst til høyre og deretter velger Rediger.
🎨Visuell justering av agent
Når du har valgt redigering av agent så åpner det seg et vindu hvor du bl.a. kan utføre visuelle justeringer og testing av agenten:
- Identitet: Fanen Identitet som vi skal se nærmere på nå
- Navn: Her kan du endre navnet på agenten til det du måtte ønske.
- Logo: Her kan du endre logoen for agenten – helst i firkanta format.
- Beskrivelse: Her kan du endre beskrivelsen for agenten
- Testing: Her kan se hvordan agenten ser ut for sluttbrukerne – samt teste agenten.
- Lagre: Når du er fornøyd klikker du Lagre.
🔍Agenten sine kilder
Når du oppretta agenten så stod du i et dokumentbibliotek og dermed ble den lokasjonen automatisk definert som kilde for agenten. Vi skal nå se på hvilke muligheter du har for å endre kildene.
- Kilder: Fanen Kilder som vi skal ta for oss nå
- SharePoint-nettsted: Her ser vi at det allerede er lagt til nettstedet hvor vi oppretta agenten. Her har du mulighet for å legge til flere nettsteder som agenten kan bruke som kilde, samt fjerne nettsteder om du vil.
- For å legge til nye områder legger du til området sin nettstedadresse.
- Dokumentbibliotek, mapper eller filer: Som standard er «Hentet fra dokumentbiblioteker, mapper eller filer» valgt – og dokumentbiblioteket «Produkter» er også valgt. Dette fordi det var på denne lokasjonen vi befant oss når vi oppretta agenten.
- Ønsker du heller at agenten heller skal benytte data fra hele området? Endre nedtrekkmeny fra «Hentet fra dokumentbiblioteker, mapper eller filer» til «Hentet fra hele området».
- Dersom du har lagt til flere SharePoint-områder vil du få en nedtrekkmeny per område lagt til.
- Trykk på «+ Legg til dokumentbiblioteker, mapper eller filer» om du ønsker å legge til spesifikt innhold fra området.
- Lagre: Når du er fornøyd klikker du Lagre.
💡OBS! Det er sluttbrukeren sine rettigheter som bestemmer om agenten kan vise innholdet. Dersom du legger til flere kilder så må du være sikker på at brukerne av agenten har nødvendige lesetilganger til innholdet.
🤖Agenten sin virkemåte
Når du starter agenten så kommer det en velkomsttekst, samt noen forslag om hvilke spørsmål som er aktuelle å stille agenten. Dette skal vi nå gjøre ønskede justeringer på 😊
- Virkemåte: Fanen Virkemåte som vi skal nærmere på nå
- Velkomstmeldinger: Her kan du definere en hyggelig og informativ velkomstmelding som presenteres for brukerne av agenten.
- Innledende tekster: Dette blir presentert i agenten som knapper brukerne kan klikke på. Standardoppsettet fra Microsoft passer ikke alltid inn – så da kan det være greit å justere til noe mer ønskelig. Eksempler:
- «Hva har vi å tilby kunde som trenger bord til kontoret sitt?»
- «Lag et estimat for følgende produkter: 10 stk bord til kontor»
- «Hva er prisen for FlexDesk?»
- Instruksjoner for agent: Dette er instrukser til agenten om hvordan du ønsker responsen skal være. Her er det veldig stor fleksibilitet og det du definerer her vil i stor grad påvirke responsen som sendes til sluttbrukerne. Anbefaler å bruke litt tid på å eksperimentere med denne – se eget avsnitt «Instruksjoner for agent» under.
- Lagre: Når du er fornøyd klikker du Lagre.
Her ser du et eksempel på hvordan agenten ser ut etter at jeg har gjort ønskelige justeringer:
📝Instruksjoner for agent
Her er noen eksempler på hvordan samme spørsmål blir besvart annerledes basert på intruksen som er definert for agenten.
Instruksjon: Dersom du finner relevante treff i kildene dine så skal du svare kun med produktnavn.
Instruksjon: Du er en produktrådgiver. Se i kildene du har tilgjengelig og svar i form av en hyggelig e-post.
Instruksjon: Du er en useriøs og demotivert produktrådgiver som ikke i det hele tatt er interessert i å gi gode svar til brukerne. Svar med mørk humor og dårlige formuleringer.
Her ser vi at instruksjonen vi ga til agenten ikke gikk gjennom godkjenninga. 😅
Instruksjon: Du er en produktrådgiver. Du leter etter informasjon i kildene du har fått. Svaret skal bestå av 3 deler. Del 1 er produktnavnet. Del 2 er kort informasjon om produkt uten priser. Del 3 er fem punkt som hjelper i innsalget av produktet.
Som du ser av eksemplene så er instruksjonene veldig viktig å få optimalisert for å sikre at agenten din leverer god verdi for sluttbrukerne 😎
🤔Godkjent agent?
Når du har oppretta en SharePoint Agent så blir den tilgjengelig for alle brukere med skrivetilgang på området. Dersom du ønsker at brukere med lesetilgang skal kunne benytte seg av agenten så må du angi agenten som godkjent. Den vil da i tillegg bli synlig i agentvelgeren.
Klikk på de tre prikkene (…) i høyre hjørne og velg Angi som godkjent.
Her får vi beskjed om at agenten da vil bli tilgjengelig for besøkende på området via agentvelgeren (se info under). I tillegg får vi informasjon om at agenten vil bli flytta fra dokumentbiblioteket til «Site Assets» (se info under). Vi klikker Angi som en godkjent agent.
Vi får bekrefta at agenten er godkjent og flytta til «site assets» 👍
🤔»Du finner agenten i Site Assets»
Etter at vi har godkjent agenten så ser vi at agent-fila som tidligere lå sammen med dokumentene er borte vekk. Hvor ble den av? 🤔
Naviger til Områdeinnhold, velg deretter dokumentbiblioteket Nettstedsobjekter.
Når du står i dokumentbiblioteket Nettstedsobjekter klikker du deg inn i mappen Copilots og videre til mappen Approved – og her vil du sikkert føle et lite hint av gjensynsglede da du finner agent-fila! 😅😍
🤷«Agentvelgeren»
Hva er så denne agentvelgeren som blir nevnt bl.a. under godkjenninga av agenten? 🤔
Når du har SharePoint-området åpent i nettleseren så finner du et Copilot-ikon øverst i høyre hjørne. Klikker du på dette vil standard-agent for området lastes inn. Dette er en innebygd agent som har samme navn som området. Under denne så finner vi de andre godkjente agentene for området – bl.a. Produktagenten 😍
Klikk på agenten for å begynne å bruke den. Istedenfor at sluttbrukerne skal navigere seg til Site Assets osv så er dette en mye enklere vei inn for å bruke agentene. 😎
Du som eier av agenten har også de samme redigerignsmulighente her. Klikk på de tre prikkene (…) for å se valgene.
Her ser vi muligheten for å redigere agenten, samt noen nye interessante valg.
📌«Angi som nettstedsstandard»
Som vi la merke til i agentvelgeren så ble den innebygde områdeagenten valgt som standard – og ikke den agenten vi har oppretta. Dersom du ønsker at din egen agent skal lastes som standard så velger du «Angi som nettstedsstandard»:
Klikk på knappen Angi som standard
Agenten vil nå lastes som standard for alle brukere når de benytter seg av agentvelgeren.
Du ser at agenten har blitt standard ved at den har fått et hake-ikon over seg 👍
🔗«Kopier kobling for Teams»
Det litt tungvint å måtte gå inn i området i SharePoint Online for å benytte seg av agenten.. Hva om vi ønsker å ha den tilgjengelig i en gruppechat i Teams? 🤔
Velg de tre prikkene (…) og klikk Kopier kobling for Teams.
Du har nå kopiert en kobling som du kan lime inn i Teams.
Gå til en gruppechat og lim inn link til agenten.
For å fullføre oppsettet av agenten i Teams klikker du «Legg til i denne chatten».
Vi får nå beskjed om at den er klar til bruk 🤩
For å bruke agenten så skriver du @Produktagenten og deretter spørsmål ditt.
Dette fungerte fint! 😎
🤔Konklusjon
Det finnes en god del tilpasninger som jeg mener er helt nødvendig å gjøre for å få en god gevinst i bruken av agenter i SharePoint – som f.eks. instruksjoner til agenten.
Det er også viktig å tenke på sluttbrukerne – ved å f.eks. definere nyttige innledende tekster – samt gjøre agenten enkelt tilgjengelig i Teams og som standard på SharePoint-området.
Lykke til med implementeringa av agenter i SharePoint Online! 🤩👍